Facturen opstellen, beheren en verzenden

25/06/2018 door Dirk Vranckaert

In dit artikel leren we je alles over facturen op ons Factsys platform. Beginnende met het opstellen van een factuur en het omzetten van een offerte naar een factuur. Maar we tonen je ook hoe je de factuur helemaal naar je hand kan zetten om ze zo goed mogelijk te personaliseren. Natuurlijk mag het zeker niet ontbreken om te tonen hoe facturen digitaal te versturen naar je klant en je boekhouder. And last but not least: het registreren van betalingen!

Een factuur aanmaken kan pas van zodra je ook minstens één klant hebt aangemakt. Je klanten beheren is op Factsys ook zeer eenvoudig. De minimum invoer voor een nieuwe klant toe te voegen is zijn naam en zijn adres. Als het een professionele klant is kan je natuurlijk ook zijn BTW nummer ingeven. Van zodra je daarmee klaar bent en minstens één klant hebt kan je een nieuwe factuur aanmaken.

Nieuwe Factuur

Van zodra je een klant geselecteerd hebt en op de knop gedrukt hebt staat de factuur al klaar. Achter de schermen hebben wij dan een factuur met een nieuw nummer (opvolgende op wat je al had of in het begin of bij de start van een nieuwjaar op 1) opgezet en hebben we all informatie van jouw bedrijf en van je klant overgenomen. Al deze informatie kan je terugvinden in verschillende tabs:

Je kan al deze informatie nog aanpassen zolang je de factuur niet finaliseert. Het is enorm belangrijk om deze gegevens nog eens door te nemen want dit zijn hoofdzakelijk wettelijk verplichte gegevens zoals de factuurgegevens (nummer, datum, munteenheid,..), uw bedrijfsgegevens en de klantgegvens (BTW nummers, adressen, namen,...) en natuurlijk de betaingsgevens (rekeningnummer, mededeling,...). Daarnaast heb je ook nog de tab bijlagen (stel dat je bijvoorbeeld een werkstaat wil bijvoegen bij de factuur) en de tab historiek geeft je een overzicht van welke acties je wanneer hebt uitgevoerd op de factuur. Dit is voornamelijk handig als je met meerdere mensen voor 1 bedrijf facturen maakt.

Belangrijk om weten is dat je al deze gegevens nog kan aanpassen op de factuur. Let wel: van zodra een factuur gemaakt is en je gaat de klantgegevens op de factuur aanpassen dan worden de gegevens van de klant zelf niet aangepast. Maw. als je nadien nog een factuur voor die klant maakt dan heeft die niet de aangepaste gegevens. Ook als je via het klanten-menu gaat en je past de klant daar aan, dan zullen de klantgegevens op de reeds gemaakte facturen niet aangepast worden!

Naast al die wettelijke en minder wettelijke gegevens die je kan aanpassen ontbreekt er bij een nieuwe factuur nog het belangrijkste: de inhoud. Of zoals we bij Factsys zeggen de factuurlijnen. Een factuurlijn is een product of een dienst die je aan de klant hebt aangeboden of voor hem hebt uitgevoerd, daar hoort een prijs en een hoeveelheid, en eventueel een korting. De factuurlijnen en de volledige financiële samenvatting van de factuur vindt je bovenaan het scherm.

 Voor het toevoegen van nieuwe lijnen krijg je de keuze om een bestaand product kiest, een taak voor de klant waarvoor je aan het factureren bent, of gewoon een lege lijn die je naar eigen noden kan gaan invullen.

Klaar om te verzenden

Wanneer de factuur klaar is om te verzenden druk je bovenaan op de knop . Vergeet zeker niet eerst te kijken dat je facturatiedatum correct staat, je mededeling en dat het totaal van de factuur juist is!

Op het overzicht dat je nu krijgt zie je bovenaan de acties staan, gevolgd door een voorbeeld van de factuur zoals je ze ook zou downloaden of versturen naar de klant, gevolgd door de betalingen. Met de downloaden knop bovenaan kan je de factuur simpelweg lokaal op de computer downloaden in PDF formaat, of je kan ze langs die weg ook uploaden naar Google Drive of Dropbox. Deze functionaliteit moet je wel eerst activeren of je persoonlijke profiel.

De knop Mailen naar klant kan er wel lichtjes anders uit zien. Als je CodaBox ingesteld hebt dan zal je hier de keuze krijgen tussen een email naar de klant te sturen of de factuur naar de boekhouder te sturen. Beiden kunnen natuurlijk zonder probleem gecombineerd worden! De Knop emailen naar klant zal je naar een nieuw scherm nemen waarop je de email adressen nog kan aanpassen of verifiëren, de bestandsnaam van de factuur die in bijlage zal zitten in PDF formaat kan aanpassen, en natuurlijk kan je daar ook het effectieve bericht schrijven dat je naar de klant wilt sturen.

Vanuit het overzicht van de factuur kan je ook kiezen om een creditnota aan te maken. Dat zal je dan meteen in het detai van de creditnota brengen dat er gelijkaardig uitziet aan de facturatieschermen!

De laatste optie is om facturen terug te roepen. Deze optie is beschikbaar voor het geval je tè snel op finaliseren gedrukt hebt. Maar het gebruik van deze optie wordt afgeraden! Van zodra een factuur verzonden is naar de klant of naar de boekhouder is het niet de bedoeling dat hier nog wijzigingen aan gebeuren!

De factuur verzenden naar je klant

Eenmaal je klaar bent om de factuur te versturen druk je op de knop . Vervolgens kom je in het overzichtsscherm terecht om één of meerdere facturen te gaan emailen.

Dit scherm is opgedeeld in 3 logische blokken:

  • Ten eerste kan je per factuur gaan instellen naar wie deze moet worden verstuurd, wie er in kopie gezet mag/moet worden en eventueel iemand om een blind copy (BCC) bericht naar te sturen. Je kan hier gescheiden door telkens een komma meerdere adressen invoeren. Je kan daar ook het onderwerp van de factuur invullen en de bestandsnaam van de factuur die in bijlage zal verstuurd worden aanpassen. Dit kan je allemaal doen voor elke factuur
  • Ten tweede kan je voor alle facturen samen nog een aantal instellingen aanpassen: de gegevens van de afzender en ook de adresssen naar wie een kopij of blink copy gestuurd moet worden.
  • En als laatste kan je het bericht van de begeleidende email gaan opstellen. We bieden daar een standaard template aan die je nog verder kan gaan bewerken. Voor het personaliseren van de email kan je placeholders gebruiken, die hebben echter het meeste nut als je meerdere facturen tegelijk gaat emailen.

De factuur verzenden naar je boekhouder

Opdat je elke factuur zou kunnen verzenden naar je boekhouder met je eerste connectie maken met je boekhouder. Vandaag ondersteunen we hiervoor enkel CodaBox. Om de CodaBox link op te kunnen zetten is het belangrijk dat je boekhouder zijn boekhoudpakket dit ondersteund. Best neem je dus even contact op met je boekhouder.

Van zodra je van je boekhouder groen licht krijgt kan je via het bedrijfsprofiel de CodaBox integratie activeren. Dat kan in 3 zeer eenvoudig stappen:

STAP 1

Vanop uw bedrijfsprofiel start u de aanvraag om te connecteren met CodaBox.

STAP 2

CodaBox controleert op basis van het ondernemingsnummer of uw bedrijf gekend is bij hen en of deze gekoppeld is aan een fiduciaire (boekhouder) die CodaBox-klant is.

STAP 3

Indien uw bedrijf gekend is, wordt de verbinding tot stand gebracht en levert CodaBox met 1 druk op de knop uw factuur af bij uw boekhouder

Het effectief versturen van uw factuur naar uw boekhouder kan dan met één simpele klik vanop je factuur. De knop om te mailen naar je klant is nu een knop geworden die je twee opties aanbiedt: ten eerste natuurlijk nog steeds de versturen naar de klant, maar daarnaast ook om de factuur af te leveren bij de boekhouder.

Klikken op de knop en je bent klaar. De factuur wordt volledig digitaal bij je boekhouder afgeleverd en jij hoeft je geen zorgen meer te maken.

Betalingen registreren op je factuur

Het registeren van betalingen op je factuur kan gebeuren op 2 manieren:

  1. Automatisch: dit kan enkel indien je een verbinding met CodaBox opgezet hebt. Indien u hieronder valt zal Factsys elke nacht uw Coda-bestanden kunnen verwerken (soort van rekeningdetail dat CodaBox steeds aanmaakt wanneer er transacties plaats vinden op uw rekening). Deze bestanden worden enkel verwerkt door Factsys, als ze relevant zijn voor één van uw facturen (op basis van het mededelingsveld) zal Factsys een betaling registeren op uw factuur. Ook de detail voor de verrichting wordt dan bewaard en kan u ten allen tijde raadplegen.
  2. Manueel: deze optie is voor iedereen beschikbaar. Hierbij kan u onder het detail van de factuur (wanneer deze gefinaliseerd is) een tabel terugvinden met de daarin de knop 'Betaling toevoegen'. Ervan uitgaande dat de meeste facturen in één keer betaald worden vullen we daar voor jou reeds het bedrag en, indien beschikbaar, de mededeling in. Alles kan nog steeds aangepast worden alvorens op opslaan te drukken.

Er is meer...

Naast het maken van je facturen op manuele basis ondersteunen we ook periodieke facturen. Deze kan u bijvoorbeeld gebruiken om toekomstige facturen die herhaald moeten worden (voor bijvoorbeeld een abonnement) automatisch te laten generen.

Maar je kan ook facturen behandelen in bulk. Stel dat je een aantal facturen klaar staan hebt voor verzending kan je ervoor opteren om deze in bulk te gaan behandelen en allemaal in één keer te gaan uitsturen.

Meer over deze features lees je in andere blogposts!

Deel dit bericht