Tijdregistraties beschikbaar voor iedereen!

06/07/2018 door Dirk Vranckaert

Sinds enkele weken is onze gloednieuwe tijdsregistratie module beschikbaar voor alle gebruikers van Factsys. Deze kan gebruikt worden door u als bedrijfsadministrator, maar ook door uw personeel (indien van toepassing) met aparte gebruikers accounts. Zo kunnen jullie beiden aanmelden en ziet je personeelslid enkel wat hem toebehoort: zijn timesheets.

Deze timesheet of tijdsregistratie module maakt het voor u als bedrijfsleider (of facturatieverantwoordelijke) heel makkelijk om na te gaan wie van je personeel hoeveel uren gepresteerd heeft op welke taken. Maar ook als je geen personeel hebt is deze tijdsregistratie module een enorme meerwaarde. Want met 1 klik op de knop kan je je gepresteerde uren controleren en omzetten naar een factuur.

Werknemers toevoegen

Indien je werkt met werknemers is deze paragraaf zeker het lezen waard. Want vooraleer zij hun tijdsregistraties van hun timesheet kunnen gaan invoeren moeten zij natuurlijk een account hebben bij Factsys. Daarvoor ga je naar het bedrijfsprofiel, dat vindt je bovenaan de pagina als je aangemeld bent met een sterretje ernaast. In de screenshot hieronder kan je zien dat we aangemeld zijn voor het bedrijf APP3 BVBA (fig1). Van zodra je de bedrijfsnaam aanklikt kom je op je bedrijfsprofiel terecht.

(fig 1)

Op die pagina heb helemaa onderaan een blokje Gebuikerstoegang staan met rechts de knop Gebruiker Uitnodigen (fig 2). Als je op het volgende scherm het formulier invult en kiest voor de toegangsrol van Gebruiker zal de gebruiker een email krijgen met daarin de activatie procedure, als hij dan aanmeld krijgt hij enkel de timesheet optie, aan het bedrijfsprofiel, de facturen ed. kan hij dan niet aan.

(fig 2)

 

Tijdsregistratie Invoeren

Om uw tijdsregistratie in te kunnen voeren in uw timesheet vind u in het linkse menu de optie Mijn Tijdsregistratie (fig3). Deze optie is beschikbaar zowel voor de administrator als de gebruiker, maar eenieder zal hier enkel zijn eigen ingevoerde tijdsregstatie kunnen raadplegen, of nieuwe tijdsregistraties kunnen invoeren.

(fig 3)

Het tijdsregistratie scherm is heel eenvoudig opgebouwt om het gebruikersgemak zo groot mogelijk te hebben (fig 4). Ingave van de tijdsregistratie gebeurt altijd in een week-weergave met horizontaal de dagen van de week, en verticaal de klanten en hun projecten (meerdere zijn mogelijk) waaraan gewerkt werd.

Bovenaan de pagina staat steeds de datum-module. Daarin als eerste het jaar en de week van het jaar waarvoor je aan het ingeven bent. Met daaronder de exacte data, van en tot, waarvoor je nu kan gaan invullen of aanpassen. Verandere van week is zo simpel als op de pijltjes terug of verder te klikken naast de data weergave.

Daaronder, zoals reeds aangehaald, staan de dagen van de week opgelijst op een horizontale lijn. Helemaal links, verticaal, staan de klaten en taken waaraan je hebt gewerkt voor die week. En op dezelfde hoogte als elke taak van een klant heb je dan 7 invoervelden ter beschikking om de effectief gewerkte tijd in te voeren.


(fig 4)

De effectieve invoer van je tijdsregistratie kan op verschillende manieren gebeuren:

  • Indien je volle uren gewerkt kan het volstaan om enkel het cijfer van je uren in te geven (bv: 8).
  • Je kan ook perect een h of u (van het engelse hours of het nederlandstalige uren hierachter ingeven (bv: 8h).
  • Als je bijvoorbeeld 8 uren en 25 minuten gewerkt hebt dan kan je dat ingeven met een uren-separator (dubbelpunt) (bv: 8:30). Dit is de formattering die alltijd door Factsys zal gebruikt worden. Ook als jij in een ander formaat invoert zal het naar dit formaat aangepast worden.
  • Je kan de uren ook decimaal invoeren (bv 8,5 of 8.5).
  • En ook hier heb je de keuze om er een of u achter te plaatsen (bv 8.5u).

Van zodra je op opslaan klikt worden je uren gevalideerd door het systeem en worden je totalen voor die week (en ook per klant en taak) up-to-date gezet.

Je kan ook een notitie invoeren per tijdregistratie (dag en taak dus) die bij de controle en facturatie van de tijdregistratie zullen kunnen nagelezen worden. Deze notities komen in geval rechstreeks op de factuur naar de klant terecht! Het invoeren hiervan is zo eenvoudig als het klikken op het lege tekstbalonnetje naast de tijdregistratie waarvoor je een notitie wilt, dan opent er zich een extra schem waarop je je boodschap kan neerpennen, en van zodra je dit sluit veranderd het tekstballontje naar een volle zwart tekstbalon om aan te geven dat er een notitie ingevoerd werd hiervoor (fig 5). Vergeet zeker niet nog op de knop Opslaan te drukken om de wijzigingen mee te nemen. De notitie kan nadien nog steeds bewerkt worden door opnieuw op de zwarte tekstbalon te klikken.

(fig 5)

Tijdregistraties beheren en valideren

Van zodra de werknemer zijn tijdsregistratie op zijn timesheet ingevuld heeft is deze reeds beschikbaar voor u als administrator om te gaan valideren en/of meteen te factureren. Het hele beheer van de tijdsregistraties en het maken van facturen voor de tijdsregistraties kan je vinden in het menu onder 'Tijdsregistratie Beheer' (fig 6).

(fig 6)

Het beheer is een multiselectie module. Dat betekent dat je bovenaan een uitgebereide filter heeft op welke tijdsregistraties je wilt zijn uit welke periode, voor welke klant (en eventueel zelfs voor welke taak), van welke werknemer en welke status van tijdregistraties je wenst te zien.

Concreet kan een tijdsregistratie 4 statussen hebben:

  1. Waneer een registratie ingevoerd werd door een personeelslid dan krijgt die de status 'In afwachting van goedkeuring'. Let op: een tijdsregistratie ingevoerd door een administrator van het bedrijf (u dus) wordt meteen goedgekeurd en slaat deze status dus over!
  2. Wanneer u een tijdsregistratie goedgekeuerd heeft krijgt die de status 'Goedgekeurd, in afwachting van facturatie' indien het gaat om een tijdsregistratie die kan doorgefactuurd worden aan de klant.
  3. Indien het gaat om een tijdsregistratie die niet kan doorgefactureerd worden aan de klant en ze werd goedgekeurd krijg deze de status 'Goedgekeurd, niet factureerbaar'.
  4. En ten laatste wanneer een factureerbare tijdsregistratie gefactureerd wordt aan de klant (en dus de factuur opgemaakt is) krijgt de tijdsregistratie de status 'Gefactureerd'.

Wanneer je de juiste filter hebt toegepast krijg je een lijst van tijdsregistraties te zien waarop je acties kan gaan ondernemen (fig 7). Afhankelijk van welke tijdsregistraties je selecteert kan je andere acties gaan uitvoeren.

(fig 7)

Welke acties mogelijk zijn op een tijdsregistratie hangt af van de status van de registratie. Op een goed te keuren tijdsregistratie kan je natuurlijk goedkeuren, maar kan je ook meteen naar een factuur laten omzetten. Op die manier sla je de te-factureren-stap dan over. En te-factureren kan je natuurlijk factureren. Steeds kan je op elke selectie ook tijdsregistraties verwijderen of de gehele selectie hetzij naar Excel hetzij naar PDF exporteren (fig 8).

(fig 8)

Deel dit bericht