Uw factuur personaliseren

24/04/2018 door Dirk Vranckaert

Met Factsys trachten we het u zo eenvoudig mogelijk te maken om uw facturen en offertes te maken en beheren. Eén van de zaken waarin we u trachten te helpen is om via ons systeem een zo gepersonaliseerde factuur aan te bieden. Dat betekent een factuur die volledig de stijl van uw bedrijf uitdraagt.

Er zijn een aantal zaken die u kan gaan aanpassen om uw factuur zo persoonlijk mogeiljk te maken.

  1. De perfecte template voor uw facturen en offertes kiezen
  2. Een bedrijfslogo instellen
  3. Een accent kleur instellen (meestal de kleur, of één van de kleuren, van uw logo)
  4. De bedrijfsgegevens die op uw facturen vermeld wordt updaten

Een template kiezen

Een template is een standaard opmaak voor uw facturen en offertes die wij gebruiken om bij elke aangemaakte offerte of factuur de correcte gegevens op in te vullen zodat u een volledige factuur krijgt, steeds in dezelfde opmaak. Maar hoe die opmaak eruit moet zien dat kiest u zelf!

Rechtbovenaan deze website staat uw gebruikersnaam en links daarvan uw bedrijfsnaam met een sterretje naast. Wanneer u op uw bedrijfsnaam en/of het sterretje klikt dan komt u terecht op uw bedrijfsprofiel.

Het bedrijfsprofiel is ingedeeld in verschillende blokken:

  1. Algemene Bedrijfsgegevens (details)
  2. Verbindingen (daar kan u verbinding maken met CodaBox om uw facturen rechtstreeks te laten afleveren bij uw boekhouder)
  3. Factuur en offerte instellingen
  4. Abbonement betalingen en details

Voor het aanpassen van je factuur template zijn we geïnteresseerd in de factuur en offerte instellingen. Daar kiest u voor bewerken. Onderaan de pagina waar u nu terecht komt ziet u alle beschikbare templates staan en de keuze die u gemaakt heeft.

Het zal u meteen opvallen dat bij de naam van de offerte geen, 1 of 2 icoontjes staan. Deze icoontjes hebben een specifieke betekenis:
 Als er een kleine verfborstel staat bij de template betekent het dat je de factuur een eigen kleurstijl kan geven. Dit wordt ingesteld gebruik makende van de accentkleur (zie lager in dit artikel).
 Als er een kleine afbeeldingsicoontje bij staat betekent dit dat de template een bedrijfslogo ondersteunt.
In bovenstaande afbeelding kan u zien dat de eerst template geen bedrijfslogo zal weergeven en dat er ook geen accentkleur aangepast kan worden; in de tweede kan je enkel de accentkleur aanpassen maar ook deze maakt geen gebruik van het bedrijfslogo; de laatste twee maken echter wel gebruik van het bedrijfslogo (indien ingesteld) èn van de accentkleur die je kan kiezen om de factuur een zo persoonlijk mogelijk touch te geven!

Om te verandere van template klik je op het bijhorende bolletje van de template die je wilt kiezen en vervolgens druk je op de knop Opslaan. Wil je graag echter eerst een voorbeeld zien van de factuur (met jouw instellingen en bedrijfsgegevens reeds op toegepast) dan moet je enkel maar eens drukken op de foto van de factuur en zal het voorbeeld in het groot openen.

Het aantal beschikbare templates zal voortdurend blijven uitbreiden. Mocht jouw stijl er toch nog niet tussen zitten laat ons dan gerust iets weten via info@factsys.be (eventueel met een voorbeeld factuur in bijlage hoe jij hem graag gewenst had) en dan doen wij er alles aan om ook voor u de perfecte factuur te voorzien!

Een bedrijfslogo instellen

Zoals hierboven reeds omschreven kan je een factuur en offerte template kiezen die een bedrijfslogo ondersteunt. U zal echter eerst een logo moeten uploaden op uw bedrijfsprofiel. Bovenaan op het bedrijfsprofiel (dat u kan terugvinden door bovenaan het scherm in de blauwe balk op het sterretje met uw bedrijfsnaam te klikken) vindt u de algemene bedrijfsgegevens.

Daar krijgt u meteen de optie om een bedrijfslogo te kiezen en het bestand op te slaan door op te knop Opslaan te klikken. De enige voorwaarde die hier geldt is dat het logo niet groter mag zijn dan 100kb. Indien dat toch het geval is zal u het logo eerst moeten verkleienen. Indien dat niet lukt aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via onze chat of per mail op info@factsys.be.

De accentkleur aanpassen

Wanneer u gebruik maakt van een template die de accentkleur-optie ondersteunt (zie het stukje `Een template kiezen` hoger in dit artikel) dan kan u via het bedrijfsprofiel deze kleur gaan aanpassen. U dient daarom, net zoals voor de template, in het blokje factuur en offerte instellingen op de knop Bewerken klikken.
Net boven de templates kan u kleur zien staan die van toepassing voor u. Als u rechts op het gekleurde vierkantje klikt dan zal u een klein kleur selectie veld moeten te zien krijgen waarin u de kleur zelf kan gaan bepalen. Soms zal u echter een specifieke HTML-code gekregen hebben van het bureau of de persoon die eventueel uw logo ed. gemaakt heeft, die kan u invoeren in het tekstveld links van het gekleurde vierkantje, van zodra u dit doet zal het gekleurde vierkantje de gewenste kleur aannemen. Vergeet zeker niet op de knop Opslaan klikken om zeker te zijn dat de kleur opgeslaan is!

Uw bedrijfsgegevens updaten

Als laatste kan u natuurlijk ook de gegevens op uw factuur aanpassen. Dit kan op 2 plaatsen:

  1. U kan op het bedrijfsprofiel onder het blokje Details de naam, het BTW nummer, het adres en de munteenheid van uw bedrijf aanpassen.
  2. Onder het blokje factuur en offerte instellingen kan u een aantal heel specifieke zaken voor de facturen en offertes instellen zoals uw contact gegevens (email en telefoon), bankgegevens (IBAN en BIC) en de verkoopsvoorwaarden die op de offerte zullen vermeld worden en de algemene voorwaarden die op de factuur vermeld zullen worden.

Afwijkende gegevens per factuur/offerte

Van zodra u een factuur of offerte aangemaakt heeft maken wij voor dat document een kopij van alle gegevens (bedrijfsgegevens, facuur of offerte gegevens, logo,...). Op het detail van de offerte of factuur kan u al deze zaken dan alsnog aanpassen zodat u een afwijkende factuur kan maken van de standaard waarden die in uw bedrijfsprofiel werden ingesteld.

 

Vragen of opmerkingen?
Aarzel niet om ons te contacteren! Dit kan steeds via onze chat of via email op info@factsys.be.

Deel dit bericht